İÇİNDEKİLER
 

1. GİRİŞ

2. POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI

3. TANIMLAR

4. POLİTİKA İLE DÜZENLENEN KAYIT ORTAMLARI

5. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER

6. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİ İŞLEMİ İLE İLGİLİ UYGULANAN YÖNTEMLERVE

KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA UYGUN OLARAK İMHA EDİLMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE

İDARİ TEDBİRLER

7. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ BİR ŞEKİLDE SAKLANMASI İLE HUKUKA AYKIRI OLARAK

İŞLENMESİ VE ERİŞİLMESİNİN ÖNLENMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

8. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE YER ALANLARIN UNVANLARI,

BİRİMLERİ VE GÖREV TANIMLARI

9. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

10. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

11. YÜRÜRLÜK

12. EK – 1: VERSİYON TAKİP TABLOSU

1. GİRİŞ

Kişisel verilerin korunması, ORBİT SAĞLIK HİZMETLERİ AŞ. (Kısaca “ORBİT” ve/veya “Tıp

Merkezi” olarak anılacaktır ) için büyük önem arz etmekte olup, Tıp Merkezimiz tarafından bu

konuda azami hassasiyet gösterilmektedir. Bu doğrultuda, kişisel verilerin kişilerin beklentileri ile

tutarlı bir şekilde ve yasalara uygun olarak işlenmesi, Tıp Merkezimizin temel yapı taşlarından

biridir.

Bu bakımdan Tıp Merkezimiz, faaliyetleri sırasında elde etmiş olduğu kişisel verileri başta

Anayasa olmak üzere 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kısaca “KVKK” ve/

veya ‘’Kanun’’ olarak anılacaktır.) Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale

Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (Kısaca “Yönetmelik” olarak anılacaktır.) ve diğer ilgili mevzuata

uygun şekilde hazırlanan işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda

(Kısaca “Politika” olarak anılacaktır.) belirtilen genel prensipler ve düzenlemelere uygun şekilde

saklamakta ve imha etmektedir.

2. POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI

İşbu Politika ile Tıp Merkezi, KVKK kapsamındaki kişisel veri işleme faaliyetlerine konu gerçek

kişi verilerinin saklanması ve imha edilmesine ilişkin Tıp Merkezinin genel ilke ve prensiplerinin

ortaya konulması olmak üzere bu hususlarla ilgili mevzuatla belirlenen yükümlülüklerin yerine

getirilmesi hedeflemiştir.

İşbu Politika, Tıp Merkezinin KVKK kapsamındaki veri işleme faaliyetlerine konu tüm kişisel

verileri kapsamaktadır. Ayrıca, işbu Politikada aksi belirtilmedikçe, Politika ile atıf yapılan

dokümanlar hem fiziki hem de dijital kopyaları kapsamaktadır.

3. Tanımlar

İşbu Politikada içerik aksini gerektirmedikçe:

“Açık Rıza”

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza,

“Alıcı Grubu”

Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi,

“Anayasa”

Türkiye Cumhuriyeti Anayasası,

“İlgili Kullanıcı”

Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da

birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı

yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler,“İmha”

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi,

“Kayıt Ortamı”

Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak

kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam,

“Kişisel Veri”

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi (örn. ad-soyad, TCKN, e-posta,

adresi, doğum tarihi, kredi kartı numarası, banka hesap numarası - Dolayısıyla tüzel kişilere

ilişkin bilgilerin işlenmesi KVKK kapsamında değildir),

“İlgili Kişi”

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi,

“Kişisel Verilerin İşlenmesi”

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin

parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması,

muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması,

elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler

üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem,

“Kurul”

Kişisel Verileri Koruma Kurulu,

“Özel Nitelikli Kişisel Veri”

Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet,

dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik

tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler,

“Periyodik İmha”

KVKK’ da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda

işbu Politika’da belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya

anonim hale getirme işlemi,

“Veri Sorumlusu”

Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde

tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi, anlamına gelmektedir.

4. POLİTİKA İLE DÜZENLENEN KAYIT ORTAMLARI

Tıp Merkezi, KVKK kapsamındaki veri işleme faaliyetlerine konu tüm kişisel verileri, tamamen

veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla

otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu ve aşağıda belirtilen ortamlarda

saklamaktadır:

Tıp Merkezi veri tabanlarımız, üçüncü parti veri tabanları, e-posta hesapları, masaüstü

bilgisayarları, Tıp Merkezi çalışanlarının araçları (örn. cep telefonu), yedekleme alanları, kağıt

dosyalar vb.

5. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI

GEREKTİREN SEBEPLER

Tıp Merkezi tarafından, kişisel veri işleme faaliyetlerinde aşağıdaki ilkeler esas alınmaktadır:

•

Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olunması,

•

Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasını sağlama,

•

Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme,

•

İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,

•

İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme.

Tıp Merkezi, kişisel verileri, yukarıda bahsi geçen ilkelerle uyumlu şekilde Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi

 Politikası ilgili maddelerinde yer alan kişisel veri işleme amaçlarıyla

ve aşağıda belirtilen KVKK’ nın 5’inci ve 6’ncı maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenmeşartlarına istinaden kişisel

 verileri saklamakta ve kullanmakta olup, söz konusu şartların

tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel verileri re’sen veya kişisel veri sahibinin talebi

üzerine imha etmektedir.

(a) Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması

Kişisel verilerin işlenme şartlarından birincisi, sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık

rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.

(b) Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Veri sahibinin kişisel verileri, Kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde açık rızası alınmadan

hukuka uygun olarak işlenebilecektir.

(c) Fiili İmkansızlık Sebebiyle Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik

tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü

korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri

işlenebilecektir.

(d) Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin

taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde kişisel verilerin işlenmesi

mümkündür.

(e) Hukuki Yükümlülük

Tıp Merkezimizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için veri işlemenin zorunlu olması

halinde kişisel veri sahibinin verileri işlenebilecektir.

(f) Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi

Veri sahibinin, kişisel verisini kendisi tarafından alenileştirmiş olması halinde ilgili kişisel veriler

alenileştirmeyle sınırlı olarak işlenebilecektir.

(g) Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri

sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

(h) Tıp Merkezimizin Meşru Menfaati İçin Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Tıp Merkezimizin

meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri

işlenebilecektir.

Bu doğrultuda, kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı yukarıda belirtilen şartlardan yalnızca biri

olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı

olabilmektedir.

6. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİ İŞLEMİ İLE İLGİLİ

UYGULANAN YÖNTEMLER VE KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA

UYGUN OLARAK İMHA EDİLMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE

İDARİ TEDBİRLER

Tıp Merkezimiz, KVKK’ nın 5’ inci ve 6’ncı maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme

şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel verileri aşağıdaki yöntemlerle silmekte,

yok etmekte veya anonim hale getirilmesi getirmektedir. Tıp Merkezimiz, kişisel verilerin

imhasında azami dikkat ve özeni göstermektedir. Bu kapsamda Tıp Merkezimiz, KVKK’nın 12’nci

maddesi ve Yönetmelik hükümleri, yukarıda belirtilen genel ilkeler ile işbu Politika ve Kişisel

Verileri Koruma Kurulu kararları uyarınca aşağıda belirtilen hususlar ile ilgili teknolojik imkânlar ve

uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır. İmha kapsamında

gerçekleştirilen tüm işlemler Tıp Merkezimiz tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu

kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere 10 yıl süreyle saklanmaktadır. TıpMerkezimiz, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri

re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanını teknolojik

imkanlar ve uygulama maliyetine göre seçmekte olup, kişisel veri sahibinin talebi halinde uygun

yöntemin gerekçesini açıklamaktadır.

(a) Kişisel Verilerin Silinme Yöntemleri

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar

kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Tıp Merkezimiz, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için

erişilmemesi ve tekrar kullanılmaması amacıyla teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre

gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Bu kapsamda Tıp Merkezimiz, kişisel verileri silme işlemi için aşağıdaki yöntemleri

uygulamaktadır:

Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem

yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

(b) Kişisel Verilerin Yok Edilme Yöntemleri

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri

getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Tıp Merkezimiz, kişisel verilerin

yok edilmesiyle ilgili teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre gerekli her türlü teknik ve

idari tedbirleri almaktadır.

(c) Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilme Yöntemleri

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir

surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, Tıp Merkezimiz, alıcı veya alıcı

grupları tarafından geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve

ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya

belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekmektedir. Tıp Merkezimiz,

kişisel verilerin anonim hale getirilmesiyle ilgili teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre

gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

7. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ BİR ŞEKİLDE SAKLANMASI İLE HUKUKA AYKIRI OLARAK

İŞLENMESİ VE ERİŞİLMESİNİN ÖNLENMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Tıp Merkezimiz, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi

ve erişilmesinin önlenmesi konusunda azami dikkat ve özeni göstermekte olup, KVKK’ nın 12’nci

maddesi ve Yönetmelik hükümleri, yukarıda belirtilen genel ilkeler ile işbu Politika ve Kişisel

Verileri Koruma Kurulu kararları uyarınca aşağıda belirtilen hususlar ile ilgili teknolojik imkânlar ve

uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır:

• Gerekli yazılım ve donanım belirlenmiştir.

• Gerekli yazılım ve donanımın kesintisiz sağlanması için gerekli kaynaklar ayrılmıştır.

• Müşteri bilgisinin korunması açısından korunması gerekenler personelimize

eğitimlerle aktarılmış, iş aktileriyle sorumlulukları yazılı hale getirilmiştir.

• Tüm verilen yedeklemesi amacıyla gerekli alt yapı belirlenip, sorumlular tanımlanmıştır.

• Tıp Merkezi bilgi sistemimizde her türlü işlemleri sınırlandırılmıştır.

• Müşteri dosyaları ve bilgileri sadece hastalarımızın kendilerine, yazılı onay

verdikleri yakınlarına, sağlık mevzuatı çerçevesinde ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına ve

adli durumlarda yetkili adli merciilere verilmektedir.

8. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE YER

ALANLARIN UNVANLARI, BİRİMLERİ VE GÖREV TANIMLARI

Tıp Merkezimiz, kişisel verilerin saklanması ve imha edilmesi süreçlerinde yer alan kişileri, kişisel

verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda

bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir.

Bu kapsamda, Tıp Merkezimiz çalışanları ve görevleri dolayısıyla kişisel verileri öğrenen kişiler,bahse konu bilgileri

 KVKK ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak saklamakta ve imha

etmektedir. Bu yükümlülük, ilgili kişilerin görevden ayrılmalarından sonra da devam etmektedir.

9. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Tıp Merkezimiz, kişisel verileri ancak uymakla yükümlü olduğu mevzuatta belirtildiği veya

işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza ve imha etmektedir.

Kişisel veri sahibinin, Tıp Merkezimize başvurarak kendisine ait kişisel verilerin imha edilmesini

talep etmesi halinde Tıp Merkezimiz:

(a) Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa:

(i) Kişisel veri sahibinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve kişisel veri sahibine bilgi

verir ve

(ii) Talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa, bu durumu üçüncü kişiye bildirir;

üçüncü kişi nezdinde gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.

(b) Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, kişisel veri sahibinin talebini

KVKK’nın 13’üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesini açıklayarak reddedilebilir ve

ret cevabını kişisel veri sahibine en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da dijital ortamda bildirir.

10. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Tıp Merkezimiz, kişisel verileri imha etme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk

periyodik imha işleminde, kişisel verileri imha etmektedir. Bu kapsamda Tıp Merkezimiz, kişisel

verileri imha etme yükümlülüğünün ortaya çıkması halinde kişisel verileri 3 aylık periyotlar halinde

imha işlemine tabi tutmaktadır. Anılan süre, her hal ve koşulda Yönetmelik’ in 11’ inci maddesinde

belirtilen azami periyodik imha süresini aşmamaktadır.

11. YÜRÜRLÜK

İşbu Politika [15.08.2020] tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika değişen şartlara ve mevzuata

uyum sağlamak amacıyla zaman zaman güncellenebilecektir. Güncel Politika Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası yayımlandığı tarihte yürürlüğe girecektir. İşbu Politika ile KVKK,

Yönetmelik ve ORBİT Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası hükümleri arasında

herhangi bir çelişki olması halinde, KVKK, Yönetmelik ve ORBİT Kişisel Verilerin Korunması ve

İşlenmesi Politikası’ nda yer alan hükümler geçerli olacaktır.